Bien que nos processus d’affaires et de travail de tous les jours deviennent de plus en plus raffinés, nous constatons une tendance vers une simplification de la politique de réinstallation. Les programmes de réinstallation à services multiples sont toujours la norme mais l’adoption d’une approche autogérée avec somme forfaitaire semble avoir pris racine. Bien que plus commun pour les nouvelles embauches et les rôles juniors, ces politiques commencent également à apparaître au niveau des cadres et même de la direction. Les temps changent !

Les politiques n’offrant qu’une somme forfaitaire satisfont aux exigences des réinstallations les plus élémentaires, mais elles ne répondent pas toujours aux besoins des cas plus compliqués. Quand on y ajoute la perturbation de la carrière d’un conjoint, la nécessité de trouver des écoles pour les enfants, l’urgence de vendre la maison, etc., les employés peuvent facilement se sentir bouleversés. Cet état augmente le risque de subir une expérience de relogement misérable et que l’affectation soit un échec.

L’approche forfaitaire autogérée est avantageuse du point de vue fiscal pour les entreprises, offre une flexibilité aux employés et est simple à gérer. D’autre part, ces programmes passent le désavantage fiscal à l’employé, laisse une grande partie de la réinstallation et de l’intégration au hasard et sont loin de garantir une bonne expérience. Un programme à montant forfaitaire doit faire l’équilibre entre ces avantages et inconvénients, tout en reflétant la philosophie et l’objectif de l’entreprise de fournir un niveau responsable de soutien aux employés.

Voici quelques réflexions «  hors des sentiers battus », sur la conception et la gestion d’un programme de réinstallation à somme forfaitaire :

–  « Somme forfaitaire » ne devrait pas signifier peu ou pas de soutien de la part de l’employeur; c’est facilement ce que l’employé pourrait percevoir. Offrez des conseils sous forme de liste de fournisseurs approuvés qui peuvent fournir un certain nombre de services à un coût raisonnable ou même sans frais supplémentaires. À titre d’exemple, les courtiers immobiliers offre souvent des services à destination dans le cadre d’une recherche de logement.

–  Si vous avez déjà une relation d’affaires avec une société de gestion de réinstallation, demandez quelles options sont offertes quand il s’agit d’un programme à somme forfaitaire. Si elles ne sont pas accommodantes, penchez-vous vers une nouvelle génération de sociétés de réinstallation qui se concentrent sur les déménagements autogérés et offrent un support Web moins coûteux.

–  Pour enrichir le caractère personnalisable d’un programme à somme forfaitaire, offrez un horaire de travail plus flexible pendant la période de transition pour accommoder les activités d’installation comme l’obtention de permis et d’inscriptions, l’ouverture de nouveaux comptes bancaires, la recherche de médecins et de dentistes, etc.

–  Informez vos employés des options plus économiques d’auto-emballage/déballage ainsi que d’auto-chargement et suggérez-les en combinaison avec la flexibilité de l’horaire de travail notée ci-dessus.

–  Comme les sociétés peuvent gérer l’encadrement fiscal de leurs dépenses plus facilement que leurs employés, songez  à ajouter un volet d’administration de dépenses au programme, possiblement à formule plafonnée, c’est-à-dire, remboursement par l’entreprise jusqu’à concurrence d’un certain montant. Ces approches permettent aux employés de bénéficier d’un processus plus avantageux au niveau d’imposition.

–  Demandez qu’un membre du personnel à la destination accepte de parrainer le nouvel employé. Ces parrains peuvent offrir des conseils et de l’aide avec de nombreux aspects de la réinstallation, par exemple, les appuyer durant la recherche de logement, les introduire à une variété de services dans la région en plus de leur fournir un soutien moral dont a grandement besoin un nouvel arrivant.

Les politiques à sommes forfaitaires ne sont qu’une parmi plusieurs approches souscrites par les employeurs pour gérer la réinstallation des employés. Elles peuvent être très efficaces, selon les besoins et les objectifs d’une entreprise. Une saine évaluation de l’expérience de l’employé et de la famille ainsi qu’une mise au point du programme au besoin aideront à maintenir un bon retour sur investissement de la réinstallation.