• Audits des fournisseurs : à la recherche d’intégrité et d’exactitude

    01-02-2016

    In God we trust….all others pay cash”. Vous avez sans doute déjà entendu cette citation d’origine américaine (traduction : Dieu en toute confiance, mais pour le reste… payez comptant).  Est-ce un cliché ? Nous sommes d’avis que ce n’est pas le cas. Nous estimons que sur chaque groupe de dix relogements, les entreprises accumulent des surcharges d’entre 10 000 $ et 30 000 $. Est-ce possible de concilier la confiance accordée à un fournisseur avec le besoin de gérer les coûts ? Il s’agit de mettre la prestation des services demandés dans leurs bonnes mains tout en établissant un système de vérification approfondie pour vous assurer que les factures reflètent bien les services rendus. Les fournisseurs exemplaires ne seront pas offusqués, les autres seront insultés.

    Une bonne surveillance est un élément essentiel d’un programme bien géré et solide financièrement. Les audits effectués à l’interne sont utiles dans la réalisation des objectifs d’une compagnie, mais pour le client, ces audits n’offrent pas l’objectivité et l’indépendance qui favorisent la crédibilité du fournisseur et la confiance en ses services.

    Qui devrait prendre la charge de vérifier les fournisseurs tels que les déménageurs ?

    Les services de déménageurs sont souvent fournis par un sous-traitant au sein du réseau des fournisseurs d’une compagnie de services de relogement. Est-ce dans le meilleur intérêt du client de demander à la compagnie de relogement d’effectuer un audit de ces services ? Nous ne croyons pas que ce l’est pour les raisons expliquées dans les paragraphes qui suivent.

    En règle générale, les compagnies de relogement se font payer par les déménageurs. Ce revenu est basé sur le coût du déménagement, c’est-à-dire plus le coût s’élève, plus le revenu n’augmente. Selon cet arrangement, la détection d’une facturation douteuse pourrait conduire à une diminution de revenu, un facteur qui brouille l’objectivité de la compagnie de relogement. Les audits effectués pour le compte des clients sont généralement limités à des vérifications simples, par exemple, si le compte des activités et les taux utilisés sont justes. Bien que ces activités soient importantes, elles donnent rarement lieu à des pertes ou des gains à l’une des parties.

    Une des conséquences de la sous-traitance est l’érosion du niveau d’expertise au sein des entreprises en matière de relogement ouvrant la porte à la possibilité que des frais gonflés ou erronés passent inaperçues. Si les camionneurs, emballeurs et autres fournisseurs ne sont pas suffisamment surveillés, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter bien au-delà des montants estimés ou prévus. Le client a peu de recours une fois que le déménagement est accompli et la facture reçue.

    Tout cela souligne l’importance d’exiger des vérifications plus détaillées, effectuées par un cabinet indépendant en mesure d’examiner objectivement tous les aspects du service, d’assurer la transparence ainsi que l’efficacité financière et opérationnelle.

    Que doivent comprendre les audits ?

    Le tableau suivant présente une comparaison des éléments d’un audit généralement effectuée par une compagnie de relogement par rapport à un audit approfondi effectué par Ward O’Farrell :

    Examen Audit – compagnie de relogement Audit – Ward O’Farrell
    Kilométrage Vérification contre un calculateur de distance. Vérification contre un calculateur de distance.
    Poids Soustraction du poids léger du poids lourd du véhicule pour déterminer le poids de   l’expédition. Revue des   procédures de pesage, cherchant à trouver des incohérences aux niveaux du   temps, des dates, des destinations et autres facteurs pouvant indiquer une altération du poids. Calcul   détaillé du poids en se penchant sur les inventaires vérifiés contre la liste   de biens de l’estimateur et les billets de pesée.
    Facture   globale Examen des frais accessoires par rapport à la structure tarifaire. Vérification   du caractère raisonnable des frais généraux. Évaluation de la nécessité des   services et de ce qui aurait pu être évité ou effectué par des moyens alternatifs (par ex. l’entreposage).
    Navettes,   mise en caisse, travail supplémentaire Examen des taux utilisés par rapport à la structure tarifaire. Revue de   ces activités, si elles apparaissent sur une facture, afin d’évaluer si elles   auraient dû être comprises dans les frais de transport généraux.
    Inadmissibilité Une vérification des inventaires et des estimations se fait rarement.  Ce manque pourrait entrainer l’expédition d’articles inadmissibles, tels que les pierres de patio et le bois de chauffage, et augmenter de façon importante le poids sur lequel est basé le coût. Examen approfondie des estimations, inventaires et factures pour établir qu’aucun article inadmissible n’a été expédié.

     

    Quels sont les avantages d’un audit approfondi et indépendant ?

    Des économies

    Dans nos projets de vérification, il nous arrive régulièrement de déceler des erreurs dans 25 % et même parfois jusqu’à 75 % du dossier. Les corrections se traduisent en économies se situant entre 10 % et 25 % des montants facturés.

    Une administration conforme à la politique de relogement

    Un audit plus détaillé permettra d’identifier les dispositions de la politique qui sont mal interprétées ou administrées. Ce qui suit en sont deux exemples :

    Articles inadmissibles : une estimation mal préparée pourrait induire en erreur le déménageur qui cherche à augmenter la charge du camion et d’être payé sur la base d’un volume plus important. L’utilisation de documents de référence tels que des listes de contrôle et/ou d’un résumé de la politique identifiant clairement les articles admissibles et inadmissibles augmenteraient les chances que tous soient sur la même longueur d’onde.

    Procédures de pesage : voici une activité qui a besoin d’une surveillance accrue. Plusieurs compagnies de relogements rendent leurs clients vulnérables à de l’altération de poids en négligeant de faire respecter les procédures de pesage ou même de les communiquer. Une façon d’altérer le poids, par exemple, implique faire le plein d’essence après avoir obtenu le poids léger, mais avant d’avoir obtenu le poids lourd.

    Des procédures améliorées

    Une fois les erreurs découvertes, les procédures administratives peuvent être modifiées pour assurer qu’elles soient conformes aux dispositions de la politique et pour minimiser le risque de récidives. À titre d’exemple, le processus de conseils aux employés est souvent modifié pour mettre plus d’emphase sur la façon de fournir des instructions claires aux déménageurs.

    Des employés moins frustrés

    Déménager est un événement stressant pour les employés et leurs familles et ceux-ci comptent sur le réseau de services pour les guider. Une communication claire et alignée à tous les niveaux empêchera les frustrations inutiles et contribuera à élever le niveau de satisfaction chez les employés.

    Société Conseil Ward O’Farrell – cabinet indépendant and objectif

    Peu importe ses bonnes intentions et tant qu’elle est partie à une entente qui lie son chiffre d’affaires à celui des membres de son réseau, une compagnie de services de relogement ne peut pas se présenter comme entièrement objective en effectuant l’audit d’un fournisseur.

    Un audit réellement efficace doit se faire par une équipe n’ayant aucun rapport avec le réseau de fournisseurs, ni d’intérêts liés aux résultats. L’équipe doit aussi se plonger dans tous les aspects de l’opération. Ward O’Farrell possède une vaste expérience dans ce domaine. Le cabinet n’a aucun lien avec les compagnies de services de relogement ou les fournisseurs et offre ses services uniquement sur une base de frais.