La COVID-19 a été notre principale préoccupation pour la majeure partie de 2020, et le sera encore pour un bon moment. Ces jours-ci, les enjeux de cette pandémie sont mieux compris et, pour s’adapter, les entreprises bien gérées se replient sur leur cycle continu de planification et d’évaluation des programmes. Ce processus de gestion est justement conçu pour évaluer et modifier les programmes afin d’éviter qu’ils soient déconnectés de l’environnement en évolution constante.

Au cours des derniers mois, on nous a demandé de fournir une assistance de façons variées. Nous désirons partager avec vous, à travers une série de blogues, certains des points à retenir et des tendances qui se développent. Ce premier blogue traite des audits.

Un grand nombre de nos clients se demandent comment les fournisseurs s’en tirent ces derniers temps, et s’ils retiennent la capacité de respecter leurs obligations contractuelles. Ces commerces ressentent les effets de la chute du nombre de réinstallations et leur service le reflète. C’est peut-être la raison derrière les récentes demandes de réaliser des audits auprès des fournisseurs de services particuliers ainsi que des sociétés de gestion de relogement (SGR)

Audits de fournisseur de services particuliers
Le but de ces audits est de vérifier que chaque service rendu était bien requis et facturé au taux approprié. Les coûts réels sont comparés à la structure tarifaire du contrat pour déterminer les erreurs ou les économies de coûts potentielles.

L’audit des factures de déménagement des biens ménagers, par exemple, comprend une analyse détaillée des tarifs et une vérification approfondie des billets de pesée, des connaissements, des fiches d’inventaire, etc., afin d’obtenir un haut niveau de précision et de transparence. Les factures de déménagement reflètent généralement des structures tarifaires complexes et la présence d’erreurs ou de services non requis peut facilement être manquée. Une fois l’audit complété, on vous présente des recommandations visant à corriger les dossiers affectés, améliorer l’exactitude de la facturation à l’avenir et mettre en place une méthode robuste de vérification.

Les résultats de l’audit peuvent servir à justifier le remplacement d’un fournisseur ou même à remettre en question les actions du SGR responsable du choix de sous-traitants.

Audits de SGR (Programmes en sous-traitance)
Les entreprises commencent à remettre en question leur longue dépendance sur la sous-traitance. Ils craignent que sa valeur ne se soit lentement érodée au fil des ans. L’impact des récents bouleversements à l’échelle mondiale sur la qualité des services rendus n’a fait qu’accroître ces craintes.

Un partenariat réussi avec une SGR se fonde sur la confiance que les dispositions contractuelles et les barèmes d’honoraires sont respectés et que tout degré de flexibilité ou de discrétion accordé pour des circonstances imprévues est documenté et utilisé de manière responsable. Il est tout à fait raisonnable de vérifier périodiquement que cette confiance est justifiée. Les audits servent soit à apaiser les inquiétudes ou à fournir les données nécessaires pour mettre en œuvre des actions correctives.

Ces audits se déroulent de la même façon que ceux décrits ci-haut, c’est-à-dire en comparant les services rendus et les coûts aux exigences du cas, à la portée du contrat et aux tarifs. L’exercice comprend également un examen de frais cachés, tels que les frais de renvoi, et une évaluation de leur valeur pour le client.

Les résultats d’audit fournissent des preuves claires de lacunes de service qui peuvent soutenir les négociations en vue d’améliorations, ou la décision de vérifier ce que le marché peut offrir de mieux. Certaines entreprises décideront peut-être qu’il est temps de rapatrier certains des services. D’une autre part, le rapport peut confirmer que tout fonctionne relativement bien, un état beaucoup plus rassurant et profitable que celle d’avoir à gérer les nuages de soupçons.

Quels que soient les résultats des audits, ils reflètent avec précision la santé de votre relation avec le fournisseur de services et vous présentent des données concrètes pour alimenter le processus de planification et d’évaluation.