En plus de fournir les informations demandées, la rédaction d’une proposition en réponse à un appel d’offres consiste à établir une connexion avec le client potentiel et à projeter une bonne impression. Cette dernière, cependant, se forme bien souvent avant que la proposition soit lue. En fait, nous pouvons rapidement nous faire une idée sur les soumissionnaires d’après les questions frustrantes posées à l’étape des éclaircissements.

Il est clair que certains ne lisent pas la demande de propositions (DP) puisque dans bien des cas le lecteur y aurait trouvé ses réponses. D’autres utilisent l’occasion pour poser des questions qui n’ont peu ou pas de pertinence aux services requis ou aux exigences de la tarification.

Nous sommes conscients que l’énoncé des services requis (ESR) et la terminologie utilisée peuvent être complexes et il est normal de vouloir s’assurer de bien comprendre. Toutefois, le soumissionnaire n’inspire pas confiance qu’il puisse livrer des services bien intégrés quand il ne lit pas la DP en entier avant de poser des questions ou en délègue la responsabilité à plusieurs qui ensuite posent des questions décousues ou répétées.

Voici quelques conseils :

– À moins qu’il y ait une invitation de fournir des options, ne demandez pas si 30 ou 60 jours seraient acceptables quand l’ESR indique clairement un délai de paiement de 90 jours.

– Si les politiques n’accompagnent pas la DP, n’en demandez pas. Ce n’est pas un oubli. De nombreuses entreprises préfèrent garder leurs politiques confidentielles jusqu’aux dernières étapes du processus ou jusqu’à la mise en œuvre. Des questions très spécifiques concernant des procédures ou la gestion sont acceptables, par exemple : jusqu’à quel point l’employeur insiste-t-il, afin de maximiser les frais de renvoi, pour que l’employé communique avec la société de gestion des réinstallations avant d’engager un agent immobilier ?

– Les questions au sujet des services courants n’ont pas rapport puisque la DP comprend un ESR précis. Cela ne reflète peut-être pas le présent ou le passé, mais c’est ce qui sera nécessaire à l’avenir.

L’étape des questions de clarification de l’appel d’offres donne l’occasion aux équipes des entreprises invitées de s’assurer de bien comprendre l’ESR et les détails demandés sur la tarification. Ce n’est pas une occasion d’influencer, de confondre ou de contredire le client. Si l’invité n’est pas en mesure de respecter les exigences qu’il le dise et se retire. L’impression projetée se dévoile dès le premier point de contact et quand la première est négative, la tâche du soumissionnaire devient beaucoup plus difficile.