• La mobilité : que vous disent les demandes d’exception ?

    31-05-2019

    En matière de mobilité, les demandes d’exception nous rappellent que les employés transférés et leurs familles sont uniques, chacun ayant ses propres besoins et priorités. Les réactions à ces demandes peuvent être « Oui », « Non », « Peut-être », « Voyons voir » ou « Il me faudra obtenir l’approbation ».

    Les employeurs peuvent aborder la gestion des exceptions de différentes façons, mais il faut garder à l’esprit, dans tous les cas, que le processus doit aller au-delà de la résolution d’un problème particulier.

    La gestion des exceptions: un fardeau ou une occasion de repenser au programme ?

    Les demandes d’exception servent à déterminer les besoins des employés et des familles transférés, mais pas de façon particulièrement proactive. Elles présentent une occasion d’accommoder selon certaines circonstances, sans modifications au programme ou de visibilité.

    En l’absence d’une gestion équilibrée et équitable, un climat de cynisme et de mécontentement risque de se développer au milieu de travail. Certains employés peuvent se sentir lésés par rapport à un collègue et frustrés de toujours avoir à lutter pour obtenir ce qu’il leur faut. La gestion des demandes d’exceptions dans ces environnements est difficile, imprévisible et coûteuse.

    Vues sous un angle différent, ces demandes signalent les lacunes et l’inefficacité de la politique de réinstallation courante. Une analyse de l’impact des exceptions aide à minimiser les risques associés à certaines modalités de la politique ainsi qu’à la stratégie de mobilité en général. Par exemple, certaines demandes mettent en évidence des difficultés concernant l’assistance au conjoint, les exigences pour les enfants ayant des besoins spéciaux ou des problèmes médicaux, ou les complications liées aux soins aux personnes âgées. D’autres cas peuvent impliquer un risque financier pour l’employé qui pourrait éventuellement affecter l’employeur également.

    Il est impossible d’élaborer des politiques qui prévoient toutes les situations possibles et offrent une solution à toutes les lacunes perçues, mais elles peuvent être examinées et modifiées périodiquement en fonction des demandes d’exceptions les plus fréquentes. Par exemple, si les employés demandent régulièrement deux jours supplémentaires pour la recherche de logement, pourquoi ne pas modifier la politique ? On peut y introduire un élément de flexibilité par voir d’un compte de dépenses personnalisées. L’employé sera probablement disposé à échanger un avantage moins souhaitable contre quelques jours de plus pour la recherche de son domicile.

    Tirez le maximum de la gestion des exceptions

    De nombreuses entreprises abordent la gestion des exceptions de manière informelle et non structurée. En règle générale, le processus est le suivant: l’employé demande une exception au conseiller ou au gestionnaire; le conseiller passe la demande au service de la mobilité mondiale; le service décide de la question ou demande au responsable du recrutement de décider; le conseiller est informé du résultat et en informe l’employé.

    Bien que cela ressemble un peu à un processus, il n’est pas exhaustif; une fois la dernière étape effectuée, le dossier est fermé. Il n’y a peu, sinon pas, de suivi.

    Un processus rigoureux de gestion des exceptions traite les demandes et contribue à l’examen continu de la politique :

    1. L’employé soumet une demande d’exception en indiquant le but et la justification;

    2. Le conseiller prépare une soumission comprenant une analyse des coûts, une explication de l’impact ainsi qu’une recommandation et la présente au service de la mobilité mondiale;

    3. Le service de la mobilité mondiale décide ou transmet la demande à la personne autorisée à prendre la décision en fonction de paramètres prédéfinis;

    4. La décision est enregistrée en ligne;

    5. L’employé est informé par un conseiller;

    6. Les décisions d’exception sont suivies et font l’objet de rapports périodiques.

    Ce qui précède devient la base d’une prise de décisions raisonnées et cohérentes que les employés respecteront même s’ils ne les aiment pas toujours. La collecte de données alimente les rapports d’exceptions et les analyses qui justifieront les modifications de stratégie ou de procédures nécessaires, évitant ainsi à l’équipe chargée de la mobilité de se fier aux anecdotes.

    Il y aura toujours des circonstances inhabituelles ou exceptionnelles. La mise en place d’un processus décisionnel accepté par toutes les parties ainsi que des outils de collecte de données sont essentiels à la gestion efficace des imprévus et un examen continu des politiques de réinstallation.