Nous aimons bien notre vin, mais pour la plupart d’entre nous, il n’y a pas de quoi s’inquiéter si au moment d’un déménagement il nous reste quelques bouteilles dans le placard. En règle générale, les déménageurs n’acceptent pas de transporter des liquides dans le cadre d’un chargement standard. Vous n’avez donc qu’à les transporter vous-même en voiture, les consommer avant votre départ, les laisser ou les offrir en cadeau. Mais que se passe-t-il lorsqu’il s’agit d’une cave de plus de 200 bouteilles ?

De temps à autre, on nous demande des conseils sur la façon de traiter une demande de payer les frais d’expédition du contenu d’une cave à tout en respectant les intentions du programme de relogement. Nous avons pensé de partager nos idées sur les enjeux d’une telle demande.

Lorsqu’ils acceptent de s’occuper d’un déménagement, les fournisseurs hésitent souvent à prendre la responsabilité d’expédier des liquides, car il y a toujours la possibilité de dommages et que le dégât affecte le reste de l’envoi. En outre, le vin est très susceptible de se gâter lors de son expédition et nécessite un environnement contrôlé pour le protéger contre les variations de température, d’humidité et de lumière.

Si un déménageur refuse de déplacer la collection ou ne dispose pas de moyens appropriés, vous pouvez faire appel à un service spécialisé pour gérer l’emballage, la mise en caisse et l’expédition du vin. Quel que soit le moyen utilisé, l’expédition d’une collection de vins implique des coûts supplémentaires importants. Par exemple, si on se concentre sur le poids, 500 bouteilles, à environ 3 livres par bouteille, ajoutent 1 500 livres au poids des articles ménagers ordinairement déménagés. Ensuite, on doit faire face aux exigences spéciales : environnement contrôlé, emballage spécialisé, évaluation, assurance, etc.

Il faut aussi prendre en compte, notamment en cas de déménagement international, les taxes, droits ou autres prélèvements sur le volume dépassant le maximum autorisé en franchise de droits. Dans certains cas, un permis d’importation peut être nécessaire. Bien comprendre la réglementation et la documentation exigée est un processus laborieux et coûteux. Même à l’intérieur du Canada ou des États Unis, il y a des mesures législatives à respecter.

Bien que cela ne soit pas courant, certaines entreprises acceptent de déplacer le vin de leurs employés. Il faut, par contre, se poser la question suivante: l’employeur devrait-il payer la totalité ou même une partie des coûts liés à ce que plusieurs voient comme étant une activité extravagante? Et même si la demande est acceptée, il est possible que la règlementation en vigueur limite le volume qu’on puisse expédier. L’employé doit-il être indemnisé pour les bouteilles non admissibles ?

Si les individus en possession de collections importantes de vins sont invités ou tenus de déménager, il est fort possible qu’ils se disent que l’employeur doit payer les frais d’expédition ou d’entreposage spécialisé, sinon les indemniser pour toute perte. Par contre, la décision d’accepter de couvrir quelque part de ces coûts peut dépendre de divers facteurs, par exemple :

–  le type de relogement (p. ex. affectation temporaire de longue durée versus réinstallation permanente),

–  la catégorie d’employés (p. ex. cadres supérieurs versus cadres intermédiaires ou autres),

–  la destination (nationale versus internationale), ou

–  l’expérience et l’expertise particulières de l’employé (c’est-à-dire l’importance de l’employé à la réalisation des objectifs de l’organisation).

De nombreuses entreprises prévoient une allocation de frais divers pour les coûts liés au déménagement qui ne sont pas spécifiquement couverts par le programme de réinstallation et peuvent demander que l’employé l’utilise pour couvrir l’expédition de leur vin. D’autres qui proposent un compte de dépenses flexible pour des éléments non essentiels du programme peuvent spécifier qu’il soit utilisé à cette fin. Une autre option pourrait consister à offrir un montant fixe à cet effet et que toute partie de la dépense non-couverte soit défrayée par l’allocation de frais divers ou le compte flexible. Tous ces scénarios offrent des fonds pour l’expédition du vin mais entraînent le risque que d’autres services voulus soient moins accessibles, la philosophie étant que la personne transférée prenne une part de la responsabilité et que l’entreprise soit en mesure de maîtriser ses coûts.

Chaque organisation doit réfléchir sérieusement avant de prendre la charge d’une telle dépense. Il est essentiel de bien se renseigner au préalable (enjeux légaux, financiers et administratifs) pour éviter toute confusion et tout imprévu, sans oublier les conflits qui surviennent souvent lorsque des biens de grande valeur sont en jeu.