• La tarification des déménagements – simplifiez pour réduire le coût et l’administration !

    19-04-2015

    Compliqué

    Vous souvenez-vous quand on disait qu’éventuellement nos semaines de travail réduiraient de cinq à quatre jours ou que les ordinateurs simplifieraient notre travail ?  Et bien, le passage du temps n’a pas simplifié la tarification des déménagements de biens ménagers non plus… mais ça change.

    Le rôle du gestionnaire de relogement devient de plus en plus exigeant. On lui demande, entre autres, de pousser les fournisseurs à réduire les coûts, d’améliorer le niveau de satisfaction des employés mutés et de simplifier les procédures administratives.  Cette dernière exigence peut être particulièrement difficile. La tarification est devenue très complexe et la préparation d’estimations de coûts et de factures monopolise le temps des fournisseurs et les gestionnaires de relogement doivent mettre beaucoup d’efforts à vérifier et autoriser le paiement des frais.

    Nous voyons des changements à l’horizon. Par l’entremise d’appel d’offres, nous avons réussi à obtenir pour plusieurs clients une tarification simplifiée d’où en découle une administration de paiement de factures beaucoup moins encombrante. Ces changements apportent un meilleur équilibre entre le besoin de faire une vérification et le temps qu’il faut y mettre.

    L’évolution de la tarification

    L’origine des tarifs date de plusieurs décennies quand l’industrie était fragmentée et réglementée. Les compagnies de transport devaient soumettre aux autorités les taux associés à chaque service rendu. C’était alors à leur avantage de fournir le plus de détails possibles en dressant une liste du coût de toute activité reliée au déménagement des biens. C’était, selon la règlementation,  la seule façon de se faire payer des frais additionnels tels que ceux qui variaient selon la destination (les routes à péage, les traversiers, les régions isolées.)  À la fin de la période de réglementation, plutôt que de changer la structure, on y ajouta une multitude d’escomptes variables qui s’appliquaient aux différents taux; le tout ajoutant un niveau considérable de complexité.

    L’impact d’une structure complexe

    Bien comprendre la structure des taux applicables au déménagement de biens ménagers à l’intérieur du Canada demande beaucoup d’efforts de la part d’un gestionnaire de relogement; du temps bien précieux étant donné que ses responsabilités ne se limitent pas à la vérification de factures. D’autant plus d’efforts sont requis lorsqu’il s’agit de comprendre la tarification pour un déménagement transfrontalier vers les États-Unis (la rumeur veut qu’un individu s’est blessé le dos en soulevant le code tarifaire 400N !) ou encore la tarification internationale dont le code est entièrement différent. Cette complexité affecte aussi la formation des chauffeurs, du personnel administratif et de service à la clientèle, ainsi que le partage des frais aux fournisseurs distribué par ’’van lines’’ et la préparation des factures. Ces coûts sont inévitablement répercutés aux clients.

    Plusieurs préconisent le maintien de la tarification courante, c’est-à-dire de conserver la longue liste détaillée de frais, citant les raisons suivantes :

    *  Le client a l’assurance d’être chargé uniquement pour les services rendus et non ceux qu’il n’aurait pas demandés (par exemple, le déballage).

    *  Les fournisseurs ont l’assurance de recevoir un paiement précis.

    *  Le client a la flexibilité de choisir les services particuliers à ses besoins.

    Une tendance vers la simplification

    La solution est de créer un système qui reconnait les particularités d’un déménagement par rapport à la rémunération appropriée pour les fournisseurs (chauffeurs, emballeurs, etc.) et une facturation selon la valeur des services rendus. Les éléments variables les plus importants d’un déménagement de biens ménagers sont les suivants :

    –          Le poids

    –          La distance

    –          Les services requis

    –          Le parcours (traversiers, régions isolées, etc.)

    –          Le temps de l’année (suppléments saisonniers)

    Dans le but de minimiser la micro-gestion, nous proposons une approche globale visant à supprimer les éléments encombrants de la structure tarifaire pour les incorporer dans un taux à facteur unique. Ce taux unique engloberait un bon nombre, sinon la totalité, des éléments suivants :

    Transport Cueillette et livraison supplémentaires
    Emballage Hissage
    Déballage Longue distance entre logis et camion
    Évaluation (frais d’assurance) Présence d’escaliers
    Frais selon la région Frais de règlement de sinistres
    Surcharges Objets volumineux
    Service pour appareils ménagers Périodes en attente
    Frais de traversiers Transport de véhicules
    Chargement et déchargement-heures supplémentaires Entreposage

    Les compagnies de déménagement utilisent moins les billets de pesée, ajoutant plutôt le poids par quintal directement dans la table de frais de transport. Cette approche élimine la gestion d’inventaires et même la paperasse dernière les factures, et favorise un système d’honneur soutenu par une forte piste de vérification.

    L’introduction d’un système simplifié serait probablement plus facile dans une entreprise responsable d’un grand nombre de déménagements. À titre d’exemple, un tarif unique serait établi à partir de 80 % des déménagements, c’est-à-dire ceux qui sont typiques, avec un budget additionnel qui couvrirait le 20 % des cas dont les besoins sont hors de l’ordinaire. Le développement d’une table de transport équitable se fonderait sur une analyse des cas passés.

    Il est possible aussi que les entreprises ayant un petit volume de déménagements tirent aussi des avantages d’un système simplifié.  Avec notre aide, de nombreux clients (avec 15 à 30 déménagements par année) ont réussi à rassembler les frais en un taux à trois facteurs; un système de loin simplifié et plus facile à administrer. Dans ces cas, le service n’a pas été affecté et pour certains, les coûts ont diminué de 15 à 20 %.

    Bien que le concept d’un taux à facteur unique ne soit pas universellement accepté, plusieurs fournisseurs reconnaissent que la simplification les avantagerait ainsi que leurs clients. Avec chaque appel d’offres, ils raffinent les tarifs proposés en se dirigeant lentement vers un allègement de la structure.

    La prochaine étape

    En adoptant une tarification simplifiée, les efforts dédiés à la formation des employés, la vérification des factures et l’administration générale diminueront pour finir par contribuer à la réduction des coûts opérationnels corporatifs.

    Une analyse de l’historique des déménagements effectués et un exercice d’étalonnage des tarifs aideront les entreprises à déterminer jusqu’à quel point la simplification des tarifs serait avantageuse et leur fournirait une estimation des épargnes à réaliser.  Ces résultats soutiendraient une revue du contrat ainsi que des procédures encombrantes et serviraient d’outil pour décider s’il y a lieu de passer à un appel d’offres.

    L’emphase du programme de relogement retournerait alors à son objectif principal, soit le déménagement de familles plutôt que la gestion de la complexité des coûts.