• Les appels d’offres : des critères clairs produisent de meilleurs résultats

    05-02-2019

    Le coût du processus d’appels d’offres représente une dépense importante pour les entreprises et leurs fournisseurs. Alors, par quels moyens les entreprises peuvent-elles améliorer les chances d’obtenir des informations plus ciblées et pertinentes à l’appui d’un choix de partenaire en gestion de la réinstallation ?

    Lors de la conférence annuelle du CERC (Canadian Employee Relocation Council), tenue à Montréal en septembre 2018, Linda Ward O’Farrell, Michael Kislasko de RGA et Rob Stone du MIGroup ont animé un atelier sur le thème des appels d’offres, centré sur l’importance de critères d’évaluation clairs pour guider les fournisseurs dans la préparation de soumissions. Nous partageons avec vous les points saillants de l’exercice de groupe de l’atelier.

    Afin de mettre en évidence les désalignements possibles entre ce que les entreprises et les fournisseurs considèrent comme important, les animateurs ont présenté aux participants un scénario d’appel d’offres et leur ont demandé de classer quinze catégories de critères d’évaluation par ordre d’importance. Le scénario impliquait une grande compagnie en pleine croissance mondiale avec des besoins grandissants en matière de relogement international, gérés dans le cadre d’un programme à plusieurs niveaux. Ses principales exigences comprenaient un service de qualité supérieure (avec touche personnelle), une expérience considérable à l’échelle nationale et internationale en gestion de programmes à volets de base et personnalisés, une approche attentive et un coût raisonnable.

    Les résultats de l’exercice nous ont fourni des renseignements intéressants sur de ce que chaque groupe comprend des attentes de l’autre. Le graphique ci-dessous indique le classement moyen par catégorie pour les deux groupes de participants (le plus élevé = 1 et le moins élevé = 15) :

     

     

    Il était rassurant de constater que les deux groupes étaient d’accord sur l’importance du critère d’expérience considérable ainsi que de celui de la communication et du soutien. Plusieurs autres catégories d’évaluation étaient également assez proches dans leur classement.

    Les catégories pour lesquelles les plus grandes différences se sont présentées nous ont fourni des indications sur la façon dont la préparation de la soumission du fournisseur est affectée par leur perception des exigences de l’appel d’offres. Dans la majorité des cas, la différence était de 1 ou 2 points. Cependant, les entreprises ont attribué une plus grande importance aux accords de niveau de service et à la gestion du mandat (de 5 et 3 points) que les fournisseurs, et ces derniers ont jugé que la portée mondiale/nombres de sites d’opération et le coût étaient nettement plus importants (de 4 points) que pour les entreprises.

    Dans le cadre de cet exercice, les lacunes dans le classement de ces quatre catégories nous mènent aux conclusions suivantes :

     –  Accords de niveau de service:Il n’est pas suffisant de déclarer avoir l’expérience recherchée et d’offrir des services de haute qualité bien gérés. Les entreprises s’attendent que leurs fournisseurs reconnaissent le besoin d’établir des accords bien définis de niveau de service et de garanties pour des raisons de surveillance et de responsabilité. Ce fut la plus grande déconnexion de l’exercice.

     – Coût :Il est un facteur déterminant pour les entreprises, mais pas au point de minimiser l’impact d’autres éléments importants (par exemple, une surveillance médiocre ou des services de mauvaise qualité).

     – Gestion du mandat :Encore une fois, les entreprises veulent être rassurées qu’elles obtiennent les services demandés.

     – Portée mondiale/sites:La présence mondiale compte pour les entreprises, mais elle doit être évaluée dans le contexte de l’accès que propose la technologie. Il était intéressant de noter que les deux groupes ont classé la catégorie « espace virtuel vs réel » au bas de la liste. Pourquoi alors les fournisseurs ont-ils vu la portée mondiale comme le deuxième critère le plus important ?

    Cet exercice a donné a permis aux participants de saisir pourquoi la rédaction d’appels d’offres devrait comprendre, en plus des exigences de service et d’administration, des critères précis sur lesquels la soumission du fournisseur sera évaluée. Avec ces renseignements en mains, il pourra préparer une soumission indiquant clairement qu’il comprend les exigences de l’entreprise ainsi que sa culture en matière de réinstallation, tout en fournissant des informations axées sur les critères d’évaluation. Que la soumission soit réussie ou non sera alors entièrement la responsabilité du fournisseur. L’entreprise, pour sa part, aura en place un cadre pour évaluer des soumissions de façon structurée, juste et cohérente.

    En tant que société de conseil indépendante possédant une vaste expérience en matière de réinstallation ainsi qu’une bonne connaissance du marché des fournisseurs, Ward O’Farrell Consultantsest idéalement placée pour entreprendre l’élaboration et la gestion de votre processus d’appel d’offres favorisant une évaluation juste, efficace et révélatrice.